I. A szabályzat hatálya
1. Jelen szabályzat hatálya kiterjed a GreenLine Clean Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely: 1202 Budapest, Naszód utca 19., cégjegyzékszám: 01-09-994909, Adószám: 24192451-2-43) teljes egészére, valamennyi szervezeti egységére és az összes foglalkoztatottjára (a továbbiakban: Vállalkozás).
II. A szabályzat célja
2. A Szabályzat célja, hogy biztosítsa a személyes adatok alaptörvény szerinti védelmének érvényesülését, az információs önrendelkezés megvalósulását, továbbá, hogy a vállalkozás által kezelt személyes adatok tekintetében meghatározza az adatkezelés során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat.
III. Irányadó jogszabályok
3. A vállalkozásnak az adatkezelése során az alábbi jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelően kell eljárnia, a jelen belső szabályzatban foglaltak szerint:
- Az Európai Parlament és a Tanács (Eu) 2016/679 Rendelete (2016. április 27.)
a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet, a továbbiakban: GDPR)
- Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.)
- A polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (a továbbiakban: Ptk.)
- A munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.)
- belső szakmai szabályok, iránymutatások, irányelvek
IV. Értelmező rendelkezések
4. A GDPR-ban meghatározott fogalmak, amelyek közül jelen belső szabályzat jellegével összhangban az alábbi fogalmak emelendők ki:
a) személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.
b) adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.
c) adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja.
d) adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.
e) címzett: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak.
f) harmadik fél: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.
g) nyilvántartási rendszer: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető.
h) adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
i) képviselő: az az Európai Unióban tevékenységi hellyel, illetve lakóhellyel rendelkező és az adatkezelő vagy adatfeldolgozó által a 27. cikk alapján írásban megjelölt természetes vagy jogi személy, aki, illetve amely az adatkezelőt vagy adatfeldolgozót képviseli az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra az e rendelet értelmében háruló kötelezettségek vonatkozásában.
j) vállalkozás: gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is.
További fogalmak:
k) adatvagyon leltár: az adatkezelő által kezelt személyes adatok körének és jellegének felmérését szolgáló dokumentum.
l) technikai és szervezési intézkedések: az adatkezelő által az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelően meghatározott eljárásrend annak biztosítása és bizonyítása céljából, hogy a személyes adatok kezelése a GDPR-ral összhangban történik. Ezeket az intézkedéseket az adatkezelő felülvizsgálja és szükség esetén naprakésszé teszi.
V. Az adatkezelés alapelvei
5. A vállalkozás az adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végzi (jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság).
6. A vállalkozás a személyes adatok gyűjtését csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból végzi, és azokat nem kezeli ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon (célhoz kötöttség).
7. A vállalkozás az adatkezelést annak célja(i) szempontjából megfelelően és relevánsan, és a szükségesre korlátozva végzi (adattakarékosság). Ennek megfelelően a vállalkozás nem gyűjt és nem tárol több adatot, mint amennyi az adatkezelés céljának a megvalósulásához feltétlenül szükséges.
8. A vállalkozás adatkezelése pontos és naprakész. A vállalkozás minden észszerű intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul törlésre vagy helyesbítésre kerüljenek (pontosság).
9. A vállalkozás a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé, figyelemmel a vonatkozó jogszabályokban meghatározott tárolási kötelezettségre (korlátozott tárolhatóság).
10. A vállalkozás megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, ideértve a személyes adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet (integritás és bizalmas jelleg).
11. A vállalkozás felelős a fentiekben részletezett alapelveknek való megfelelésért, továbbá a vállalkozás igazolja ezen megfelelést (elszámoltathatóság). Ennek értelmében a vállalkozás gondoskodik a jelen belső szabályzatban foglaltak folyamatos érvényesüléséről, az adatkezelésének folyamatos felülvizsgálatáról és szükség esetén az adatkezelési eljárások módosításáról, kiegészítéséről. A vállalkozás a jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés igazolására dokumentációt készít.
VI. Adatkezelési jogalapok
12. A személyes adatok kezelése kizárólag akkor és annyiban jogszerű, amennyiben legalább a 13-18. pontban meghatározott jogalapok egyike teljesül:
13. Az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez (a továbbiakban: hozzájáruláson alapuló adatkezelés).
14. Az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges (a továbbiakban: szerződésen alapuló adatkezelés).
15. Az adatkezelés a vállalkozásra vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (a továbbiakban: jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés).
16. Az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges (a továbbiakban: létfontosságú érdeken alapuló adatkezelés).
17. Az adatkezelés közérdekű vagy a vállalkozásra ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges (a továbbiakban: közhatalmi jogosítványon alapuló adatkezelés).
18. Az adatkezelés a vállalkozás vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé, különösen, ha az érintett gyermek (a továbbiakban: jogos érdeken alapuló adatkezelés).
19. A vállalkozás egy adott személyes adatkör kezelése vonatkozásában mindig csak egy jogalap alapján végzi az adatkezelést. Az adatkezelés jogalapja az adatkezelés során változhat.
VII. Az adatvagyon leltár
20. A vállalkozás a tevékenysége körében végzett adatkezelésre vonatkozó, a GDPR és a jogszabályok által előírt kötelezettségeknek megfelelő technikai és szervezési intézkedések megalkotása céljából adatvagyon leltárt készít. Az adatvagyon leltár tartalmazza a vállalkozás által kezelt összes adatkört, mely jelen szabályzat mellékletét képezi.
21. A vállalkozás adatkezelési tevékenységével összefüggésben az adatvagyon leltárban meghatározásra kerülnek az alábbiak:
a) az adatvagyon elemének megnevezése
b) adatvagyon
c) az adatkezelés célja
d) az adatkezelés jogalapja
e) az adatkezelés időtartama
f) az érintetti kör
g) kik férhetnek hozzá a személyes adatokhoz a vállalkozás szervezetén belül
h) tárolás módja és helye
i) ki számára kerülhet az adat továbbításra
j) adatfeldolgozó adatkezelésének célja
k) törlés időpontja
VIII. Az érintett jogai és azok érvényesítése
22. A vállalkozás a GDPR rendelkezéseivel összhangban az alábbiakat biztosítja az érintettek számára.
Tájékoztatáshoz való jog
23. A tájékoztatáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
24. A vállalkozás tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújt tájékoztatást az érintettek számára.
25. Az információkat írásban vagy más módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni.
Tájékoztatás az érintett kérésére
26. Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy más módon igazolták az érintett személyazonosságát.
27. A vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet az egyéb érintetti jogokra vonatkozó érintetti kérelem nyomán hozott intézkedésekről.
28. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, a 30 napos határidő további 60 nappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról a vállalkozás a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított 30 napon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.
29. A tájékoztatást és intézkedést díjmentesen kell biztosítani.
30. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, úgy a vállalkozás, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre:
a) észszerű összegű díjat számíthat fel, vagy
b) megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést.
31. A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása a vállalkozást terheli.
Kötelező tájékoztatás
32. Amennyiben a vállalkozás az adatokat közvetlenül az érintettől szerezte meg (ideértve különösen az ügyfeleket), úgy a vállalkozás mindenképpen tájékoztatást nyújt az alábbiakról:
a) a vállalkozás – ha van ilyen – a vállalkozás képviselőjének a kiléte és elérhetőségei;
b) az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;
c) a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja
d) a jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén, a vállalkozás vagy harmadik fél jogos érdekei;
e) adott esetben a személyes adatok címzettjei
f) adott esetben annak ténye, hogy a vállalkozás harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat,
33. A személyes adatok első megszerzésének időpontjában a vállalkozás a fentieken túl az érintetteket tájékoztatja az alábbiakról is:
a) a személyes adatok tárolásának időtartamáról
b) az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti a vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való jogáról;
c) a hozzájáruláson alapuló adatkezelés bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
d) a felügyeleti hatósághoz (Nemzeti Adatvédelmi Hatóság, továbbiakban: Hatóság vagy NAIH) címzett panasz benyújtásának jogáról;
e) arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint, hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá, hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása.
34. Ha a vállalkozás a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatja az érintettet erről az eltérő célról és minden releváns kiegészítő információról.
Hozzáférés joga
35. A hozzáférés joga minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
36. Az érintett jogosult arra, hogy a vállalkozástól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:
a) az adatkezelés céljai;
b) az érintett személyes adatok kategóriái;
c) azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat a vállalkozás közölte vagy közölni fogja
d) adott esetben a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama
e) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti a vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén ezen adatok törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz kötött adatkezelés esetén tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
f) a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
g) ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
h) az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is, valamint legalább ezekben az esetekben az alkalmazott logikára és arra vonatkozó érthető információk, hogy az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, és az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.
37. A vállalkozás az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja.
38. Az érintett által kért további másolatokért a vállalkozás az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel, melynek mértékét a vállalkozás árszabási szabályzata, egyéb szabályzata, vagy egyéb dokumentum tartalmazza.
Helyesbítéshez való jog
39. A helyesbítéshez való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
40. A vállalkozás, az érintett erre irányuló kérelme esetén indokolatlan késedelem nélkül helyesbíti az érintettre vonatkozóan pontatlanul kezelt személyes adatokat. Az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.
Törléshez (elfeledtetéshez) való jog
41. A törléshez (elfeledtetéshez) való jog nem illeti meg az érintettet automatikusan, minden jogalaphoz kapcsolódó adatkezelés vonatkozásában.
42. A vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül törli az érintettre vonatkozó személyes adatokat, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
a) a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
b) az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását (hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén), és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
c) az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre a 17.és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés)
d) a személyes adatok jogellenesen kerültek kezelésre;
e) a személyes adatokat a vállalkozásra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
43. Az érintett törlési kérelmének a vállalkozás nem tesz eleget, amennyiben az adatkezelés szükséges a személyes adatok kezelését előíró, a vállalkozásra alkalmazandó jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez.
44. Amennyiben a vállalkozáshoz törlési kérelem érkezik, a vállalkozás első lépésként megvizsgálja, hogy a törlési kérelem valóban a jogosulttól származik-e. Ennek érdekében a vállalkozás elkérheti az érintett és a vállalkozás között fennálló szerződés azonosítására szolgáló adatokat (például szerződésszám, szerződés kelte), az érintett számára a vállalkozás által kiállított irat azonosítószámát, az érintettről nyilvántartott személyazonosító adatok megadását (a vállalkozás azonban nem kérhet azonosításként olyan plusz adatot, amelyet az érintettről nem tart nyilván).
45. Amennyiben a vállalkozásnak eleget kell tennie a törlési kérelemnek, úgy köteles mindent megtenni annak érdekében, hogy a személyes adat az összes adatbázisból törlésre kerüljön.
46. A vállalkozás a törlésről jegyzőkönyvet vesz fel annak érdekében, hogy a törlés megtörténtét igazolni tudja. A jegyzőkönyvet a vállalkozás képviselője vagy az a személy(ek) írja(ák) alá, aki(k)nek erre a munkaköri leírása nyomán jogosultsága van. A törlési jegyzőkönyv tartalmazza:
a) az érintett nevét
b) a törölt személyes adattípust
c) a törlés időpontját.
47. A vállalkozás tájékoztatja a törlési kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.
Az adatkezelés korlátozáshoz való jog
48. A korlátozáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
49. A vállalkozás az érintett kérésére korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
a) az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az vállalkozás ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
b) az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
c) a vállalkozásnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
f) az érintett a 17. és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés) tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a vállalkozás jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.
50. Ha az adatkezelés az előző pont alapján korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Európai Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
51. A vállalkozás tájékoztatja a kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.
Tiltakozás
52. A tiltakozás joga az érintettet a közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés adatkezelési jogalapok esetében illeti meg.
53. A vállalkozás az érintett tiltakozás iránti kérelme esetén a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
54. Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen.
55. Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.
Benyújtható panasz joga
Amennyiben tájékoztatás, helyesbítés, korlátozás vagy törlés iránti kérelem előterjesztésére kerül sor, vagy az adatkezelés elleni tiltakozásra kerül sor, azonban a kérelem nem kerül teljesítésre, úgy a Vállalkozáshoz panasz benyújtására van lehetőség.
A Vállalkozás ügyvezetője a Vállalkozáshoz érkező az adatkezelő adatkezelésével összefüggő panaszt legkeresőbb 8 napon belül kivizsgálja és a vizsgálat eredményéről a panasztevőt tájékoztatja.
Amennyiben az ügyvezető a hozzá érkezett panasz kapcsán intézkedés szükségességét állapítja meg, úgy az intézkedést legkésőbb a kivizsgálást követő 15 napon belül megteszi és erről a panasztevőt tájékoztatja.
Adathordozhatósághoz való jog
56. Az adathordozhatósághoz való jog a hozzájáruláson vagy a szerződésen alapuló adatkezelés jogalap esetében illeti meg az érintettet, ha az adatkezelés automatizált módon történik.
57. A vállalkozás biztosítja, hogy érintett a rá vonatkozó, általa a vállalkozás számára rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá, hogy ezeket az adatokat az érintett egy másik adatkezelőnek továbbítsa.
Hatósághoz fordulás joga
Az adatkezelés kifogásolhatósága esetén a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz lehet fordulni. A hatóság elérhetősége:
1530 Budapest, Pf.:5
1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C
+36 1 3911400
IX. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása
58. Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását a vállalkozás az elszámoltathatóság elvéből következően annak érdekében végzi, hogy az GDPR-nak való megfelelést nyomon tudja követni, és igazolni tudja.
59. A vállalkozás a felelősségébe tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről legalább az alábbi nyilvántartásokat vezeti:
a) adattovábbítás nyilvántartása
b) érintetti jogok érvényesítése iránti kérelmek és az arra a vállalkozás által adott válaszok nyilvántartása
c) hatósági megkeresések és az arra a vállalkozás által adott válaszok nyilvántartása
d) adatkezelés megszüntetése iránti kérelmek nyilvántartása
e) ügyfelek nyilvántartása
f) marketing célú megkeresések nyilvántartása
g) munkaviszonnyal összefüggő személyes adatok kezelésének nyilvántartása
h) munkaerő-felvétel nyilvántartása
i) adatvédelmi incidensek nyilvántartása.
60. A vállalkozás a felelősségébe tartozóan végzett, az 59. pontban meghatározott adatkezelési tevékenységekről vezetett nyilvántartásait az alábbi tartalommal vezeti:
a) a vállalkozás neve és elérhetősége, valamint – ha van ilyen – a vállalkozás képviselőjének és az adatvédelmi tisztviselőnek a neve és elérhetősége;
b) az adatkezelés céljai;
c) az érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetése;
d) olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják
e) adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására vonatkozó információk;
f) ha lehetséges, a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők;
g) ha lehetséges, a technikai és szervezési intézkedések általános leírása.
61. A nyilvántartásokat a vállalkozás írásban vezeti, papír alapon vagy elektronikus formátumban.
X. Adatbiztonsági rendelkezések
62. A vállalkozás a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja.
63. Előzőek értelmében a vállalkozás köteles garantálni az általa kezelt adatok bizalmasságát, sérthetetlenségét és rendelkezésre állását.
64. A megfelelő szintű adatbiztonsági intézkedések meghatározása érdekében a vállalkozás a kezelésében lévő minden egyes adatállományt a védelmi igény szempontjából értékel, és biztonsági fokozatba sorol.
65. Az egyes adatkezelések biztonsági fokozatának megállapításához elemezni kell:
a) a kezelt személyes adatok jogosulatlan megismerésével, megváltoztatásával, törlésével, a hardver- és szoftvereszközök megrongálásával járó kockázatot és a várható kárt;
b) azt, hogy helyreállítható-e a sérült adatállomány, valamint az esetleges helyreállítás ráfordításait, a személyes adatok reprodukálásához szükséges adatforrások rendelkezésre állását, a manuális háttérnyilvántartásból az elveszített adatok pótlásának lehetőségét;
c) azt, hogy a kezelt személyes adatok jellegére tekintettel indokolt-e megkülönböztetett biztonsági előírásokat alkalmazni;
d) az adatbiztonságot veszélyeztető más kockázati elemeket;
66. Az adatkezelés biztonsága megvalósítása érdekében a vállalkozás fizikai, logikai és adminisztratív kontrollokat alkalmaz együttesen.
67. A vállalkozás legalább az alábbi fizikai kontrollokat alkalmazza:
a) a vállalkozás az általa mind elektronikusan, mind pedig papír alapon kezelt adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés elkerülése érdekében biztosítja, hogy a kezelt adatokhoz fizikailag ne férhessen hozzá arra jogosulatlan személy (iroda zárása; monitorok olyan módon történő elhelyezése, hogy az azon szereplő adatokra kizárólag a jogosultak láthassanak rá; csak a vállalkozás által auditált adathordozót lehessen a számítógépekhez csatlakoztatni).
68. A vállalkozás legalább az alábbi logikai kontrollokat alkalmazza:
a) a vállalkozás biztosítja, hogy az általa kezelt adatokhoz kizárólag az arra megfelelő jogosultsággal rendelkezők férjenek hozzá (jogosultsági szintek meghatározása munkakörönként; számítógépes adatbázisokhoz való hozzáférés jogosultsági szinteknek megfelelő beállítása; a belső számítógépes hálózatba való belépés felhasználó névhez és jelszóhoz kötése
69. A vállalkozás legalább az alábbi adminisztratív kontrollokat alkalmazza:
a) a vállalkozás biztosítja, hogy a személyes adatokhoz való esetleges hozzáférés dokumentációkban nyomon követhető legyen
70. A személyes adatokat tartalmazó papír alapú dokumentumok tárolásának és archiválásának helye: 1202 Budapest, Naszód utca 19. szám alatti székhelyen, található ügyvezetői irodában lévő zárható iratszekrény. A központi adattárolásra alkalmas számítógép, mely jelszóval védett és csak az ügyvezető birtokában található, elhelyezése: 1202 Budapest, Naszód utca 19. szám alatti ügyvezetői irodában lévő ingatlan irodahelyisége, valamint az ügyvezető személyes birtokában.
XI. Adatvédelmi incidensek kezelése
71. Az adatvédelmi incidens megfelelő és kellő idejű intézkedés hiányában fizikai, vagyoni vagy nem vagyoni károkat okozhat a természetes személyeknek, többek között a személyes adataik feletti rendelkezés elvesztését vagy a jogaik korlátozását, a hátrányos megkülönböztetést, a személyazonosság-lopást vagy a személyazonossággal való visszaélést, a pénzügyi veszteséget, a jó hírnév sérelmét, a szakmai titoktartási kötelezettség által védett személyes adatok bizalmas jellegének sérülését, illetve a szóban forgó természetes személyeket sújtó egyéb jelentős gazdasági vagy szociális hátrányt.
72. Az adatvédelmi incidenst a vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a hatóságnak.
73. Az adatvédelmi incidenst nem kell a hatóságnak bejelenteni, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.
74. Amennyiben a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is.
75. Amennyiben az adatvédelmi incidens hatóság számára történő bejelentése szükséges, úgy a bejelentésben:
a) ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve – ha lehetséges – az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát;
b) közölni kell az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;
c) ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
d) ismertetni kell a vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
76. Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, a vállalkozás indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről.
77. A 75. pont szerinti tájékoztatásban az érintettel világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell:
a) az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit;
b) ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
c) ismertetni kell a vállalkozás által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.
78. Az érintettet nem kell tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:
a) a vállalkozás megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;
b) a vállalkozás az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, a magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;
c) a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.
79. Amennyiben a vállalkozás adatfeldolgozót alkalmaz, úgy az adatfeldolgozó szerződésben ki kell kötni, hogy az adatfeldolgozó köteles a nála bekövetkezett adatvédelmi incidenst haladéktalanul bejelenteni a vállalkozásnak.
XII. Ügyfél adatok kezelése
80. A vállalkozás jogos érdekén alapuló személyes adatkezelés esetén a GDPR rendelkezéseinek megfelelően szükséges az alábbi érdekmérlegelési tesztet elvégezni:
a) adatkezelés tárgya
b) a jogos érdek jogalap megállapítása
c) a kezelendő személyes adatok
d) adatkezelés célja
e) a vállalkozás jogos érdekének megnevezése
f) az érintettek milyen jogai sérülhetnek
g) érdekmérlegelés
h) milyen intézkedéseket, garanciákat alkalmaz a vállalkozás az így gyűjtött személyes adatok megfelelő védelme érdekében.
XIII. Munkaviszonnyal összefüggő adatkezelések
81. A vállalkozás az álláspályázatokra vonatkozóan az elérhetőség megjelölésével adatkezelési tájékoztatóra vonatkozó rendelkezéseket az álláspályázatba foglalja.
82. Amennyiben a vállalkozás az álláspályázat az állás betöltését követően is tárolni kívánja az álláspályázó által beadott iratokat, úgy ehhez az álláspályázó hozzájárulását kell kérni. A hozzájárulásnak önkéntesnek, konkrétnak, megfelelő tájékoztatáson alapulónak és egyértelműnek kell lennie. Ennek érdekben a hozzájáruló nyilatkozatnak legalább az alábbiakat kell tartalmaznia:
a) a vállalkozás képviselőjének kiléte és elérhetőségei;
b) a személyes adatok tervezett kezelésének célja [például későbbi megkeresés újonnan megnyílt pozíció betöltésére], valamint az adatkezelés jogalapja (hozzájáruláson alapuló);
c) a személyes adatok tárolásának időtartama;
d) az érintett azon joga, hogy kérelmezheti a vállalkozástól a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását;
e) az érintett azon joga, hogy bármely időpontban visszavonhatja a hozzájárulását, amely azonban nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;
f) a hatósághoz címzett panasz benyújtásának jogáról.
83. A pályázat elbírálása után az eredménytelen pályázók személyes adatait tartalmazó adathordozókat a pályázónak – kérésére – 90 napon belül vissza kell küldeni, vagy a pályázónak a személyes adatai további pályázatok során történő felhasználására vonatkozó hozzájárulása hiányában meg kell semmisíteni. A megsemmisítésről (törlésről) jegyzőkönyvet kell felvenni.
84. A vállalkozás a munkavállalók adatait a Mt. vonatkozó rendelkezései alapján kezeli és az Mt-ben meghatározott módon tájékoztatja, a GDPR-ban foglalt adatkezelési alapelvek betartása mellett.
85. A vállalkozás a munkavállalóknak tájékoztatást ad az általa igénybe vett adatfeldolgozókkal kapcsolatban azok kilétéről és a számukra továbbított adatok köréről.
86. A munkaviszonyban történő adatkezelés során jellemzően az alábbi jogalapok merülhetnek fel:
a) szerződésen alapuló [a munkaszerződés]
b) jogi kötelezettségen alapuló [például adózás, tartásdíj levonás]
c) jogos érdeken alapuló [például munkahelyi ellenőrzéssel kapcsolatos adatok].
87. Amennyiben a vállalkozás 85. c) pont alapján kezel adatot, úgy a GDPR rendelkezéseinek megfelelően ez esetben szükséges az alábbi érdekmérlegelési tesztet elvégezni:
i) a vállalkozás jogos érdekének megnevezése
j) kik az érintettek és milyen jogai sérülnek
k) érdekmérlegelés
l) milyen intézkedéseket, garanciákat alkalmaz a vállalkozás az így gyűjtött személyes adatok megfelelő védelme érdekében.
88. Az adott személyes adat körének kezelésére vonatkozóan elvégzett érdekmérlegelési teszt(ek)et a munkavállalók számára hozzáférhetővé kell tenni [például belső hálózat útján, munkaszerződés mellékleteként].
XIV. Az adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozó rendelkezések
89. Ha az adatkezelést a vállalkozás nevében más végzi [például bérszámfejtés, szerver szolgáltatás, honlap üzemeltetés], a vállalkozás kizárólag olyan adatfeldolgozókat vehet igénybe, akik vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.
90. Az adatfeldolgozó a vállalkozás előzetesen írásban tett eseti vagy általános felhatalmazása nélkül további adatfeldolgozót nem vehet igénybe.
91. Az adatfeldolgozó által végzett adatkezelés vonatkozásában a vállalkozás és az adatfeldolgozó szerződést kötnek. Ezen szerződés az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint a vállalkozás kötelezettségeit és jogait határozza meg.
92. Az előző pont szerinti szerződés különösen előírja, hogy az adatfeldolgozó:
a) a személyes adatokat kizárólag a vállalkozás írásbeli utasításai alapján kezeli,
b) biztosítja azt, hogy a személyes adatok kezelésére feljogosított személyek titoktartási kötelezettséget vállalnak vagy jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség alatt állnak;
c) alkalmazza a legalább a vállalkozás által előírt szintű adatbiztonsági intézkedéseket;
d) tiszteletben tartja a további adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozóan fentebb említett feltételeket;
e) az adatkezelés jellegének figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel a lehetséges mértékben segíti a vállalkozást abban, hogy teljesíteni tudja kötelezettségét az érintett jogainak gyakorlásához kapcsolódó kérelmek megválaszolása tekintetében;
f) segíti a vállalkozást az adatvédelmi incidens szerinti kötelezettségek teljesítésében, figyelembe véve az adatkezelés jellegét és az adatfeldolgozó rendelkezésére álló információkat;
g) vállalja, hogy a nála bekövetkező adatvédelmi incidens esetén haladéktalanul tájékoztatja erről a vállalkozást;
h) az adatkezelési szolgáltatás nyújtásának befejezését követően a vállalkozás döntése alapján minden személyes adatot töröl vagy visszajuttat a vállalkozásnak, és törli a meglévő másolatokat, kivéve, ha az uniós vagy a tagállami jog a személyes adatok tárolását írja elő.
93. Az adatfeldolgozó és a nála személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személy ezeket az adatokat kizárólag a vállalkozás utasításának megfelelően kezelheti.
XIV. Hatályba léptető és záró rendelkezések
94. A jelen szabályzat 2018. május 25-én lép hatályba.